เริ่มต้นการแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลของคุณอย่างถูกทาง

บล็อกและบทความ

Digital transformation is the adoption or integration of technology to improve business processes.

Nicola Bagwell

4 สิงหาคม 25657 นาที

เริ่มต้นการแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลของคุณอย่างถูกทาง

การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลคือการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้หรือบูรณาการเพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

เชื่อหรือไม่ว่า การมุ่งตรงไปที่เครื่องสแกนไม่ใช่ก้าวแรกสู่การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล ในขณะที่ 90.5% ขององค์กรได้ดำเนินการแปลงบันทึกข้อมูลที่เป็นกระดาษเป็นดิจิทัลเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายหรือเก็บรักษาอย่างปลอดภัย* การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จและยั่งยืนอย่างแท้จริงนั้นต้องการแนวทางเชิงกลยุทธ์มากกว่าสิ่งอื่นใด.

ไม่ว่าจะเพิ่งเริ่มต้นหรืออยู่ระหว่างเข้าสู่ระบบดิจิทัล คุณควรถอยออกมาและประเมินกลยุทธ์การใช้งานของคุณเพื่อให้มั่นใจว่าบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจไปพร้อมกัน.

เริ่มต้นสู่การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล

จากประสบการณ์การทำงานกับลูกค้าในอุตสาหกรรมต่างๆ มาหลายทศวรรษ เราได้ระบุห้าขั้นตอนสำคัญสู่กลยุทธ์การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จ แม้ว่าเราจะเห็นว่าหลายองค์กรพยายามมุ่งสู่งการทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ แต่ก็มักจะไม่สำเร็จเพราะไม่ได้สร้างรากฐานเบื้องต้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นสู่การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล ต้องเริ่มต้นด้วยสองขั้นตอนแรก ได้แก่ ระบุสิ่งที่คุณมีและแปลงสิ่งที่คุณต้องการเก็บไว้เป็นดิจิทัล มีหลายอย่างต้องทำในขั้นตอนเหล่านี้ เรามาสำรวจกัน.

สิ่งที่ควรเก็บไว้และสิ่งที่ควรโยนทิ้ง—ระบุบันทึกข้อมูลของคุณ

หลายองค์กรมีวัฒนธรรมทั่วไปคือ “เก็บทุกอย่าง” โดยรักษาแฟ้มเอกสารไว้ตลอดไป แต่ความคิดนี้ไม่คุ้มค่า ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด หรือในทางปฏิบัติเลย ก่อนที่จะเข้าสู่ระบบดิจิทัล คุณต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับรายการบันทึกข้อมูลของคุณที่ชัดเจน

นี่คือคำถามสำคัญบางส่วนที่ควรพิจารณาเมื่อระบุคุณค่าของบันทึกข้อมูลของคุณก่อนการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล:

รูปแบบเนื้อหาคืออะไร ประเภทเฉพาะของเนื้อหา อย่างเช่น กระดาษ เทป ไมโครฟิช หรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์มีการใช้งานที่แตกต่างกัน หากสิ่งเหล่านี้ไม่ได้รวมอยู่ในแพลตฟอร์มการจัดการสารสนเทศแบบรวมศูนย์ ก็ไม่มีทางได้รับข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณจัดประเภทเนื้อหาของคุณอย่างไร ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่ยืนยันตัวตนได้ (PII) หรือข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อน การจัดประเภทเนื้อหาของคุณในแบบที่เหมาะสมกับมาตรฐานและนโยบายของอุตสาหกรรมของคุณ จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าองค์กรสามารถเข้าถึงได้
คุณจะทำอย่างไรกับเนื้อหาของคุณ กำหนดวิธีที่องค์กรของคุณใช้งานบันทึกข้อมูล ไม่ว่าจะเพื่องานประจำวันหรือเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจในระยะยาว ในการรับมือกับความไร้ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ให้มองหากระบวนการทำงานที่สามารถทำได้ง่ายขึ้นหรือมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการแปลงบันทึกข้อมูลที่เป็นกระดาษในรูปแบบดิจิทัล
คุณจัดลำดับความสำคัญของเนื้อหาของคุณอย่างไร หากคุณไม่ได้รับข้อมูลเฉพาะเมื่อต้องการ นั่นถือเป็นการเพิ่มค่าใช้จ่ายให้กับธุรกิจของคุณ ซึ่งจะส่งผลต่อ SLA บุคลากร กระบวนการ ลูกค้า แบรนด์ และชื่อเสียงขององค์กรของคุณในท้ายที่สุด
เนื้อหาอยู่ที่ไหน โดยทั่วไปแล้ว บันทึกข้อมูลจะกระจายไปตามระบบ แอปพลิเคชัน ประเภทรูปแบบ แผนก และตำแหน่งที่ตั้ง ซึ่งทำให้การจัดการมีความท้าทายและมีค่าใช้จ่ายสูง

คุณสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปได้โดยการตรวจสอบสิ่งที่คุณมี เช่น:

การมองเห็นและการเข้าถึงแฟ้มเอกสารที่ไม่ดี
วันที่ทำลายปะปนกัน
ประเภทบันทึกข้อมูลผสมกัน
คลังเก็บเนื้อหาหลายแห่ง
สำเนาและฉบับที่ไม่ผ่านการอนุมัติ

นอกจากนี้ ยังป้องกันการเก็บรักษาบันทึกข้อมูลมากเกินไป หลีกเลี่ยงความเสี่ยงอันเนื่องจากเก็บข้อมูลไว้นานกว่าที่ควร และมีค่าใช้จ่ายมากขึ้นในการจัดเก็บข้อมูล

กำหนดตารางการเก็บรักษาบันทึกข้อมูล

ส่วนที่สำคัญแต่มักถูกมองข้ามในการแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลคือ การพัฒนาตารางการเก็บรักษาข้อมูลขององค์กรตามมาตรฐานและนโยบายของอุตสาหกรรมของคุณ การเก็บรักษาข้อมูลและการทำลายบันทึกอย่างเป็นระบบย่อมมีทั้งข้อดีและข้อเสีย การเก็บรักษาอย่างรอบคอบจะแสดงให้เห็นถึงวิธีที่บริษัทของคุณจัดการกับทรัพย์สินทางปัญญาและสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจ.

เราพบว่าการติดตามวันที่เหตุการณ์อาจเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดเมื่อแปลงบันทึกข้อมูลที่เป็นกระดาษเป็นดิจิทัล เมื่อคุณมีกล่องหลายหมื่นใบ การเก็บบันทึกข้อมูลตามวันที่เหตุการณ์อาจเป็นเรื่องที่คาดการณ์ได้ยาก อัปเดตก็ยากเมื่อเก็บไว้นอกสถานที่ และมีค่าใช้จ่ายสูงในการจัดทำดัชนี

เมื่อมีตารางการเก็บรักษาบันทึกข้อมูลที่สมบูรณ์ คุณจะ:

มีมุมมองแบบรวมเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลและพันธกรณีที่เกี่ยวข้อง
ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านระเบียบข้อบังคับและการปฏิบัติตาม
ลดการเปิดเผยที่ไม่จำเป็นต่อการละเมิดข้อมูล

หากดูเหมือนข้อมูลล้นหลาม อย่ากังวล เราพร้อมช่วยเหลือทุกเมื่อ

" มุ่งสู่ความก้าวหน้าด้วยการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล "

ข่าวดี! หลังจากที่คุณระบุเนื้อหาของรายการบันทึกข้อมูลและกำหนดตารางการเก็บรักษาข้อมูลแล้ว ตอนนี้ก็ถึงเวลาสแกนแฟ้มเอกสารที่คุณตัดสินใจเก็บไว้ เมื่อรู้ว่าจะเก็บอะไรบ้างและเก็บไว้ที่ใด คุณจะได้เปรียบในการทำให้โครงการสแกนมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

กระบวนการและขั้นตอนการจัดการบันทึกข้อมูลเป็นเรื่องที่ควบคุมได้ยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไม่อยู่ในรูปแบบดิจิทัล การแบ่งปันเอกสารและการทำงานร่วมกันสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ และการแปลงบันทึกข้อมูลเป็นดิจิทัลจะทำให้ทุกอย่างเป็นไปได้

รากฐานสู่ความสำเร็จ

ตอนนี้ คุณได้วางรากฐานที่มั่นคงสำหรับการแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จแล้ว (ขั้นตอนที่ 1 และ 2) คุณก็พร้อมที่จะสร้างคลังเก็บข้อมูลส่วนกลางที่พร้อมสำหรับอนาคตซึ่งทีมของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลดิจิทัลและทำงานร่วมกัน (ขั้นตอนที่ 3) อีกทั้ง คุณยังเข้าใกล้ขั้นตอนต่อไปของเวิร์กโฟลว์แบบอัตโนมัติและการปลดล็อกข้อมูล ทีมของคุณจะสามารถปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและรวบรวมข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าจากข้อมูลของคุณ

หากคุณไม่สามารถเข้าร่วมส่วนที่ 1 ของซีรีส์การสัมมนาออนไลน์ผ่าน AIIM ของเรา จากกระดาษสู่ดิจิทัล: เส้นทางสู่การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล คุณสามารถรับชมย้อนหลังได้

และอย่าลืมลงทะเบียนสำหรับส่วนที่ 2 ของซีรีส์ ซึ่งเราจะพูดถึงห้าขั้นตอนที่เหลือสู่การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล

*งานวิจัยโดย Economist Impact สนับสนุนโดย Iron Mountain