เรียนรู้วิธีที่บริษัทประกันภัยรายใหญ่ใช้ประโยชน์จากการใช้ Smart Sort เพื่อระบุไฟล์กรมธรรม์ที่จำเป็นอย่างรวดเร็ว เพื่อให้บรรลุเงื่อนไขของการขายกิจการ
ในการขายกิจการของบริษัทนั้น การค้นหาและจัดการกับบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง — ด้วยการระบุได้ว่าแฟ้มเอกสารใดต้องส่งมอบให้ผู้ซื้อและแฟ้มใดควรเก็บไว้ที่ผู้ขาย — อาจเป็นการดำเนินการที่ซับซ้อนและอาจต้องมีการตรวจสอบบันทึกข้อมูลหลายพันรายการ (ถ้าไม่มีมากกว่านี้) โดยมีเวลาจำกัดและกฎระเบียบที่เข้มงวดตามข้อกำหนดที่บังคับใช้ เกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว และตามกฎหมาย
แต่เดิมงานเช่นนี้จะดำเนินการโดยผู้ตรวจสอบและนักวิเคราะห์ที่ต้องตรวจสอบแฟ้มเอกสารแต่ละกล่องด้วยตนเอง แต่ล่าสุดสามารถสแกนบันทึกข้อมูลและดึงข้อความในรูปแบบดิจิทัล
ไม่ว่าจะใช้วิธีใดก็มีขั้นตอนที่เสียเวลาและมีค่าใช้จ่าย รวมทั้งยุ่งยากมากขึ้น (เหมือนในหลายกรณี) เมื่อแฟ้มกระจายอยู่ในห้องเก็บแฟ้มและศูนย์บันทึกข้อมูลหลายห้อง (ทั้งในสถานที่และนอกสถานที่) โดยมีบันทึกข้อมูลหลากหลายประเภทปะปนอยู่ในกล่องเดียวกัน
ในการจัดการกับความท้าทายนี้ Iron Mountain ขอเสนอ Smart Sort — โซลูชันขั้นตอนการทำงานที่ให้คุณสามารถค้นหา คัดแยก จัดระเบียบ และจัดการกับบันทึกข้อมูลจำนวนมากได้ในเวลาอันจำกัด
Smart Sort ใช้ข้อมูลพื้นฐาน (เช่น หมายเลขกรมธรรม์) จากแอปพลิเคชันธุรกิจหลักขององค์กร จับคู่ข้อมูลนั้นๆ กับการสแกนหรือรายการที่ป้อนข้อมูลของ ID แฟ้มเอกสาร ผลลัพธ์คือรายชื่อไฟล์ที่เป็นปัจจุบันซึ่งบอกตำแหน่งของแฟ้มเอกสารทั้งหมดในกล่องแต่ละใบ ทำให้ตัดสินใจได้ทันทีว่าจะควรจัดการกับแฟ้มเอกสารแต่ละแฟ้มอย่างไรให้เป็นไปตามข้อกำหนดเร่งด่วน
มาดูว่ามีการใช้งาน Smart Sort อย่างไรเพื่อรองรับการขายกิจการที่มีความซับซ้อน:
บริษัทประกันรายใหญ่ในสหรัฐฯ กำลังจะขายธุรกิจบางส่วนให้เจ้าของใหม่ 2 ราย และต้องค้นหาและส่งมอบกรมธรรม์เฉพาะ 1.9 ล้านรายการให้กับเจ้าของใหม่ภายในเวลา 12 เดือน
บริษัทที่ขายกิจการตระหนักว่า ขั้นตอนการจัดการบันทึกข้อมูลของตนทำให้ยากต่อการค้นหาและส่งมอบบันทึกข้อมูลได้ทันภายในเวลา 12 เดือน ตัวอย่างเช่น กรมธรรม์มักถูกจัดเก็บไว้หลายวิธีและปะปนอยู่กับบันทึกข้อมูลประเภทอื่นๆ นอกจากนี้การไม่มีทรัพยากรภายในและกระบวนการที่มีประสิทธิภาพในการคัดแยกและถ่ายโอนบันทึกข้อมูลทำให้ไม่สามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นภายในเวลาที่กำหนด
ทีมผู้เชี่ยวชาญบริหารจัดการบันทึกข้อมูลของ Iron Mountain ได้ทำงาน การใช้ประโยชน์จาก Smart Sort อย่างเต็มที่รวมกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องซึ่งได้รับมาจากแอปพลิเคชันธุรกิจหลักของบริษัท ทำให้สามารถดำเนินการเรื่องต่อไปนี้ได้รวดเร็ว:
Smart Sort คือทางเลือกที่ดีสำหรับทุกกระบวนการทางธุรกิจที่มีความจำเป็นต้องคัดแยกและจัดระเบียบบันทึกข้อมูลจำนวนมากอย่างรวดเร็วและแม่นยำ เช่น:
• การเข้าซื้อกิจการ
• การขายกิจการ
• การควบรวมกิจการ
• การดำเนินการตามกฎหมาย
• การจัดเก็บเอกสารตามข้อบังคับ
• โครงการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล
• การย้ายที่ตั้งและการปรับโครงสร้างสำนักงาน
• การลดการจัดเก็บบันทึกข้อมูล
รับคำปรึกษาฟรีวันนี้!
ประโยชน์ที่เกิดขึ้นทันที
นอกจากการขายกิจการแล้ว รายชื่อแฟ้มเอกสารที่เป็นปัจจุบันซึ่งสร้างขึ้นโดย Smart Sort ทำให้มีความเป็นไปได้ที่บริษัทจะปรับปรุงประสิทธิภาพของการบริหารจัดการบันทึกข้อมูล ลดค่าใช้จ่าย และตัดสินใจว่าจะเก็บหรือทำลายได้ง่ายขึ้นและสอดคล้องมากขึ้น
Smart Sort ช่วยให้บริษัทที่ขายกิจการสามารถ:
กระบวนการทางธุรกิจใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเรียงลำดับ และการจัดระเบียบข้อมูลจะได้รับประโยชน์จาก
Smart Sort หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมหรือขอข้อมูล โปรดติดต่อผู้จัดการบัญชี Iron Mountain โดยไปที่หน้า
ไซท์ Smart Sort, ของเราหรือกรอกแบ บฟอร์มนี้และใส่คำว่า
